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突出能力建设 规范科学治档
发布:邵阳市档案局 更新时间:2013/5/16 8:15:01 浏览人数:[11766]

 

突出能力建设 规范科学治档 
 邵阳市水利局
 (2013年4月)
 
  近年来,我局档案工作在市档案局的精心指导下,突出能力建设,规范科学治档,克服涉及面广、工作量大、难题很多等诸多难题,不断提高档案质量和管理水平,档案工作步入了规范化、标准化、科学化、信息化的“四化”轨道。我局多次被评为全市档案管理工作先进单位,2012年被评为全省水利普查档案管理先进单位,局档案管理员7次被评为全市档案管理工作先进个人。我们的主要作法是:
  一、五个加强,规范治档
  近几年来,我局从加强档案管理现代化入手,不断提高机关档案规范管理水平。一是加强组织领导。我局依照《档案法》、《档案法实施办法》等相关法律法规的要求,将档案管理工作纳入工作议事日程和目标管理范围,对档案管理工作实行领导负责制,由一把手总负责,分管领导亲自抓,档案专职人员具体落实,局直单位均形成了一把手负总责,各内部单位负责人参与的档案管理网络。二是加强制度建设。制定与目标相适应的奖惩责任制。将档案工作纳入分管局长、办公室主管人员和档案员岗位目标责任制,奖惩兑现,责任到人。形成档案定期讲评制。坚持每季度听取一次档案管理工作汇报,每半年讲评一次各科室文书收集、归档情况。同时,我们健全完善了《机关档案职责》、《档案借阅、接待制度》、《档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密、保卫制度》、《档案移交、接受制度》、《档案鉴定、销毁、统计制度》、《电子文件归档管理制度》等规章制度,使档案管理的每一个环节有章可循。三是加强装备投入。近年来,我局在局机关经费十分紧张的情况下,投入22余元添置了密集架(可存放档案4千余册),为档案库房配备了空调、灭火器、监控器等设备,档案库房的建设符合防火、防火、防潮、防虫、防尘、防盗的“八防”要求,并定期对档案库房进行清扫除尘,确保库房整洁美观、安全有序。四是加强管理力度。在档案管理中,加强计算机的使用,对98年以来的文件实现了计算机检索。目前,档案管理人员正着手对档案进行“数据库”化管理,以不断提高局机关档案管理的科技含量。五是加强能力建设。近年来,我局共整理档案117盒,共2663件。其中永久69盒,1137件;30年27盒,603件;10年31盒,923件。对全宗卷进行了完善,建立了统计台帐,编写了《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数据汇编》、《全宗介绍》编研资料至2010年。开展了档案收发登记簿、档案利用效果事例汇编、专题目录、局档案升级材料、温湿度登记表、借阅登记簿等续编工作。全面完成了会计等档案的装盒编号,做到有检索工具,凭证编案编案卷号,帐本、报表装盒编号。更换了案卷封面、索引目录、全引目录。其中修改了案卷目录的错误、档案管理软件中错误信息56个。将索引目录和全引目录中的内容已经全部重新打印、装订。 通过完成了繁重的清理任务,全部档案整理井井有条,从而顺利地通过了档案局年度验收,并被定为优秀等级。并且,我局专题制作好的档案荣誉室,对荣誉档案编号编目,将历年荣誉照片全部整理归档并上墙。
  二、把好四关,从严治档
  在日常的档案管理工作中,我认真把好四关:一是把好接收关。认真检查档案质量,对不符合规定的退回补充、纠正,直到达到要求为止,切实保证归档质量。二是把好整理关。对接受的档案进行分类、整理、编目、装盒、入库,做到整齐规范、排列有序、查找方便。三是把好借阅关。借阅档案一定要填写查、借阅单,凭有办公室主任签名方可借阅,杜绝各类档案丢失,损毁和泄密事件发生。四是把好安全关。切实做到了四勤:勤察备、勤整理、勤回收、勤修补,使档案达到了不散、不乱、不丢、不坏,有效地保护了档案的完整与安全。
  三、着眼三性,科学治档
  水利普查档案作为水利普查工作重要组成部分,是水利普查成果的重要体现。我们高度重视,将档案工作纳入水利普查工作计划和管理工作程序,实行同步管理,同步推进。建立健全了市、县普查办、各专项组和档案专职管理人员组成的三级档案管理体系,编制了《邵阳市水利普查档案管理制度》、《涉密数据档案管理制度》、《档案管理网络图》、《档案管理人员岗位责任制》等一系列管理制度,形成了“横向到边,纵向到底”的档案管理体系。我市水普办还专门配备了1名专职档案管理人员。同时,市普查办要求各县(市)普查办加强与当地档案管理部门沟通联系,档案管理部门对各县(市)水利普查档案归档整理工作及时进行了技术指导。市普查办先后二次对各县(市)档案管理工作进行了专项督查,对在各县(市)档案整理过程中发现的问题现场指出、现场解决,有效督促各县(市)开展档案整理工作。
  2012年12月23日,省水利普查办、省水利厅和省档案局联合验收组来我市检查验收水利普查档案工作。经过详细认真、全面细致的检查验收,省验收组一致同意我市第一次全国水利普查档案一次性通过省级验收。认为我市整理的各类普查档案1158卷,符合以下要求:一是完整性符合要求。水利普查管理文件材料、水利工程基本情况普查相关资料、经济社会用水情况普查相关资料、河湖开发治理保护普查相关资料、水利行业能力普查相关资料、灌区专项普查相关资料、地下水取水井专项普查相关资料、声像材料、电子文件材料都齐全。二是准确性符合要求。各类文件材料内容清晰、准确,图纸编制规范,各类地图、地形图、数字划线图、位置图等,能清晰、准确地反映实际情况;反映同一问题的不同文件材料内容一致。三是系统性符合要求。做到分类科学、归类准确、案卷编目齐全、组卷合理、排列有序、便于保管和利用;安装档案软件,加强档案信息化建设,编制了符合标准规范的检索工具体系;档案统计准确、账物相符。
  我局在档案管理工作中虽然取得了一定的成绩,积累了一些经验,但离上级的要求和兄弟单位相比还有一定的差距。但我们坚信,有市档案管理部门的精细指导,我们一定能不断开创工作新局面。
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