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夯实基础强管理 规范档案促提高
发布:邵阳市档案局 更新时间:2012/6/6 17:32:20 浏览人数:[15694]

 

2012年档案工作规范化管理现场经验交流会材料
 
 
夯实基础强管理 规范档案促提高
 
邵阳市电业局
5月29日)
 
各位领导,各位专家:
  大家好!
  我是邵阳电业局办公室主任詹翔,很荣幸能借此次档案规范化管理工作会议的平台,与各兄弟单位的领导专家就档案工作规范化管理进行现场学习和交流。
  邵阳电业局是国家电网公司湖南省电力公司直属的国家中I型企业,我局的综合档案室成立于1990年,1997年达国家二级标准,2005年通过省一级复查。我局秉承“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的档案工作定位,不断健全和完善档案管理制度,加强档案管理力度,1997年至2012连续十五年被评为邵阳市档案管理工作先进单位,并先后被评为邵阳市首届档案工作“十佳”档案工作规范化管理单位、邵阳市“十佳”档案工作规范化管理系统。
我局档案工作能取得这样的成绩,得益于是邵阳市档案局领导和专家们的大力指导与支持,得益于我局历届领导的高度重视,得益于档案工作者的努力和付出。
  一、“四化”建设,提升档案管理水平
  ㈠基础建设规范化
  档案的基础业务建设是提高档案管理水平的一项主要工作。我局注重档案的基础业务建设。建立健全档案规章制度。参照市档案局和湖南省电力公司相关文件要求,结合自身实际,制定了文书档案管理制度、科技档案管理制度、档案保密制度、电子档案查阅制度等一系列规章制度和档案管理办法,明确了档案管理人员的工作职责和任务,规范档案管理工作程序,使档案工作向收集齐全完整、分类科学合理、整理规范有序、归档准确及时、查找迅速准确转变。完善各种硬件设施,推进档案管理标准化发展。为严格按照档案规范化管理,我局实现了档案办公、档案保管、档案阅览三分开,库房配备了空调、除湿机,温、湿度自控仪和防磁柜等现代档案管理设备,使档案管理工作逐步向规范化、标准化迈进;建立了档案移交记录,并认真履行交接手续。近年来,档案的归档率99%,完整率99%,准确率100%;力求案卷的规范化、科学化,我们严格按照《供电企业档案分类表》和《输变电工程档案标准化指导书》的规定,遵循文件材料形成规律,科学合理进行分类、组卷,保持卷内文件材料系统联系。努力做到卷内文件和案卷排列有序,卷内文件和案卷封面填写规范清晰;四是搞好档案的保管安全和鉴定工作。我局针对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题,采取了有力措施,及时整改,坚决堵塞危及档案安全的漏洞,防止各种危害档案安全事故的发生。
   ㈡档案管理数字化
  我局的档案数字化工作从2011年6月13日至 10月 20 日止,4余月的时间完成了机关本部库藏科技档案和文书档案9009 卷册的扫描挂接和质检工作,数字化率从10.92%提升到87.48%。我们引用了先进的“文图扫描优化处理软件”,对扫描图像进行去黑边、纠斜、剪裁、去污、去线条、改变图像尺寸、文字加深/变浅、剪切等处理,先进的科技软件,不仅保证了工作质量,也提高了工作效率,在将数字化工作常态化的同时,我局推行了档案网络借阅制度,利用我局档案系统强大的功能,将过去纸质化借阅的原始查看复印方式提升为网络借阅的现代化管理模式,查看与下载同步进行,即节约成本又提高效率。
  ㈢档案装具科学化
  为达整齐美观、查阅方便的效果,我局对各门类档案的整理工作均统一按照国家档案整理规范标准进行整理,包括分类、盖章、编号、装订、编目、装盒、排列上架等工作。在沿袭使用传统装具的同时,我局科学开发了新的档案脊背格式和荣誉档案装具,将国家电网公司徽标印制在档案盒的封面和背脊上,脊背均用牛皮纸打印案卷题名、粘贴,制作成统一颜色的封面,突出国家电网特色。荣誉档案一直以来都是裸露的摆放在密集架上,容易落灰和变色,我局的档案管理员通过摸索和查看网络信息,自行设计了各种规格型号的纸质奖牌档案盒和透明立式奖杯档案盒,有效的改进了荣誉档案的保管环境,此项设计得到了市档案局和省电力公司档案科的高度评价和有效推广。
  ㈣档案检查常态化
  档案资料的收集源于平时工作中的积累,我局档案系统功能健全,能够实现对各基层单位档案系统数据的检查,因此我们不定期的对基层各单位的档案收集、分类、保管期限等各方面进行业务指导。并通过集中授课,网络传播、现场培训等多种方式,把理论基础与实际工作有机结合,使新老档案员及时掌握了新的知识,不断提高业务技能水平。在每年年底我局都会组成档案检查小组对各基层单位的档案管理工作进行了年度检查评比,发现的问题及时整改,优秀的单位和个人予以表彰。此项工作有力的推动了档案工作的有序进行。
   二、“三措”并举,推动档案工作上台阶
  档案管理工作不仅是一项长期的基础性工作,还是一项复杂的综合性工作,必须坚持不懈地抓好档案管理工作,才能见实效、出成绩。
  ㈠领导重视是档案工作顺利开展的关键。我局领导高度重视档案管理工作,把档案工作纳入年度计划和年终绩效评比中,无论是主要领导、还是分管领导,经常了解掌握档案工作进展情况,优先解决档案工作中的困难和问题,对需各部门协调的问题专门组织召开协调会议,以文件形式形成制度,规范档案管理程序。使我局档案规范化建设工作实现了一年一个新变化、一年一个新台阶。
  ㈡整体协作是档案工作持续发展的基础。档案工作涉及方方面面,是一项系统工程,需要机关各职能科室、各参建单位和全体干部员工支持配合。我局制定了相关措施,规范各类档案的移交归档,现在全局上下已基本形成“会议资料及时归档、工程资料双轨归档、其他资料定期归档”的习惯性工作行为。
㈢沟通协调是档案工作创新发展的保证。我局专职档案员积极加强与市档案局的沟通协调,请求业务上的指导,市档案局业务人员精心指导,耐心帮助,确保了档案立卷归档的质量,档案业务与时俱进,提高了档案现代化管理水平。 
   在市档案局的精心指导和大力支持下,经过多年的努力,我局档案管理水平有了很大的提升,基本上实现了科学化、信息化目标。但是所取得成绩与上级要求及一些档案管理先进单位还有不小的差距,我局将始终坚持“创新与提高”的原则,加强与兄弟单位的交流学习,继续努力,加快进步,推动档案事业全面、协调、可持续发展。
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