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整合资源、规范管理,努力推进档案管理工作上水平
发布:邵阳市档案局 更新时间:2012/6/6 17:29:28 浏览人数:[15604]

 

2012年档案工作规范化管理现场经验交流会材料
 
整合资源 规范管理
努力推进档案管理工作上水平
 
邵阳市烟草专卖局(公司)
5月29日)
 
各位领导、各位代表:
  我局(公司)组建于1984年,是中央直属大型二类商业企业。受湖南省烟草专卖局(公司)和邵阳市委、市政府双重领导,以省烟草专卖局的垂直领导为主。实行两块牌子(局和公司)一套人马的政企合一形式,执行国家烟草专卖行政执法和卷烟经营、烟叶生产三项职能。现设有14个职能部门,下辖邵阳县、隆回县、洞口县、城步县、绥宁县、武冈市、新宁县、邵东县、新邵县等9个烟草专卖局(分公司),有正式职工750人。
  档案管理工作是单位管理工作的重要组成部分,是开展各项工作的必要条件,为维护历史真实面貌发挥重要的作用。我局(公司)党组一贯重视档案管理工作,早在1999年档案工作就达到行业优秀级;2008年,我局(公司)综合档案室已达到省特级标准;2011年,我局(公司)按照行业有关要求,狠抓档案规范化管理工作,定目标、定进度、定措施,全力推动所属县级局(分公司)档案工作规范化管理向省特级标准迈进。在12月底,下属9个单位的档案工作规范化管理全部晋升省特级,成为邵阳市第一家行业全部晋升省特级达标的单位,被市政府授予“2011年度档案工作先进单位”。
  下面,我着重就档案升级和开发利用情况做个简要汇报。
  一、加强网络建设,规范档案管理,做好升级达标工作
  在档案管理工作方面,我们认真贯彻执行国家档案管理法律法规、增强档案管理意识、以服务企业经营管理工作和履行烟草职责为中心,进一步加强档案管理工作,不断健全档案管理制度,完善档案领导机构和网络体系,加强档案工作的软件和硬件建设,提高档案管理的现代化水平,充分开发和利用档案信息资源,为企业体制改革、管理创新提供了优质服务。
  (一)加强领导,建立健全档案管理网络体系
  我局(公司)党组始终把档案管理工作纳入重要议事日程,听取办公室关于档案管理工作的专题汇报,有针对性地研究档案管理工作,切实帮助解决档案管理工作中的实际问题。特别是2011年,局(公司)党组又把下属单位综合档案室晋升省特级列入工作重点,多次强调要把晋升省特级作为做好档案管理工作的契机,坚持高标准、高起点、严要求,从适应烟草行业各项业务工作发展的需要,扎扎实实地做好晋级的各项准备工作。为加强对档案管理工作的组织领导,进一步落实工作责任,我局(公司)成立了以分管领导、办公室主任、各科室负责人组成的档案工作领导小组,负责对下属单位档案工作的指导、协调和督促。局(公司)综合档案室有专职档案员,其他各科室明确了兼职档案员,形成了以综合档案室为轴心、各科室互动的档案管理网络体系,做到职责明确、责任落实,有力地保证了档案管理晋升省特级工作的顺利开展。
  (二)提高认识,不断增强档案管理人员的素质
  为切实加强档案管理,按期完成晋升省特级档案工作,我局(公司)狠抓档案管理人员素质的提高。正确的认识是做好档案工作的前提和基础,办公室多次牵头召开会议,讲清做好档案管理工作的重要性,并采取多种形式组织开展全局性的档案业务知识和相关法律法规的学习。另外,我局(公司)还经常性地举办全市系统的档案人员业务培训,邀请有关专家授课,使档案工作深入人心,从而增强了档案管理意识,提高了对档案管理工作重要性的认识。2011年,在晋升省特级档案室的过程中,各单位档案员发挥了重要作用,主动作为,积极配合,确保了晋升省特级档案工作的顺利完成。
  (三)加大投入,加强档案管理工作的制度化和基础设施建设
  在档案管理工作制度化建设方面,根据档案部门要求,我局(公司)进一步建立健全并落实了档案归档、保管、保密、借阅以及安全保卫、开发利用、鉴定销毁等系列制度,明确了分管领导和档案员的岗位责任制。为把档案工作落到实处,做到各司其职、各负其责,还把档案工作纳入了年度绩效考核与目标管理考核中,每月考核,年终考评,有力地促进了档案工作持续稳定开展。在档案基础设施建设方面,我局(公司)及下属9个单位都设立了综合档案室、阅文(档)室,并配备了档案密集架,安装了空调、温湿度自动控制仪、去湿机、防磁柜、文件消毒柜等设施,并建立了荣誉室,制作了电视短片,为强化档案管理的信息化建设奠定了良好基础。
  (四)严格规范管理,强化档案业务建设,提高档案管理水平
  我局(公司)为确保档案管理工作达到省特级,严格对照《湖南省机关档案工作规范化管理评估内容及评分细则》,进一步对档案业务建设进行规范。在巩固原有业务建设成果的基础上,坚持开拓创新,实现业务标准和工作质量的进一步规范化。对各类兼职档案人员在档案收集、整理、归档等方面高标准、严要求,统一业务工作标准和要求,确保档案工作质量。我局(公司)归档案卷格式、整理质量以及检索工具、专题编研资料均符合国家、省市要求。同时,我们还加强了对各科室、各县级单位档案管理工作的指导和督促,每年组织检查,发现问题,及时督促整改。在晋升省特级档案室的活动中,将我局(公司)历年来获得的奖杯、奖牌、奖状、锦旗等实物档案进行集中统一管理,建立了荣誉档案室,进一步丰富了室藏档案内容。通过对历年档案的进一步整理,我局(公司)室藏档案已有文书、会计、声像、基建、专卖、图书资料、人事档案、审计档案等8大类,做到了门类齐全、整理规范、结构合理、管理科学。
  (五)适应新的形势,提高档案管理信息化建设
  电子计算机和网络技术的发展,为档案管理提供了更加优越的条件,我局(公司)积极抓住现代信息化技术带来的便利条件,在办公自动化管理上狠下工夫,建立了局域网,开通了电子公文处理系统,目前已实现内部印发文件和阅办上级来文的网上流转,实现了全市烟草系统的办公自动化。我们积极适应这一变化,在办公自动化建设的过程中,利用公文处理系统中的档案管理软件,实现了公文的电子归档和电子检索,并做到与纸质文书归档工作同步进行。同时,按照档案管理信息化的要求,建立了各门类及各载体档案的目录数据库,以及2001年至2010年永久保管的文书档案全文数据库和多媒体数据库(介绍邵阳烟草发展历史、重大事项、重要纪念活动等),实现了文书档案、声像档案以及基建档案等目录的电子检索和近几年文书档案的全文检索,进一步提高了档案的现代化水平。
  二、立足行业实际,整合档案资源,认真做好开发利用工作
  充分利用档案信息资源,为企业经营管理工作和领导决策服务是档案工作的最终目的。我局(公司)在开发利用上,一是编制了全宗指南、立卷说明以及各类档案目录和《归档文件整理说明》,二是充分利用档案资源编制了《大事记》、《组织沿革》、《基础数据汇编》、《邵阳烟草志》、《邵阳烟草年鉴》、《专题目录》、《人名索引》、《规范管理制度选编》等编研资料,拍摄了《邵阳烟草成长历程解读》DVD/VCD专题片。三是建立了档案信息查询平台,通过紫光档案系统努力为领导和有关部门做好档案利用工作,有效地利用档案信息资源为企业提供决策依据,为依法行政、生产经营管理、体制机制创新及改革发展等工作服务。通过对档案的合理开发利用,不仅较好地发挥了档案工作的服务作用,也使广大干部职工进一步认识到档案工作的重要性。
  在晋级的准备过程中,我局(公司)得到了湖南省局(公司)主管部门和省、市档案主管部门的大力支持和指导,尤其是市档案局多次派出专家现场指导,并及时提出了许多宝贵意见,为档案工作的晋级指明了方向,在此,我们谨向市档案局表示衷心的感谢。
  近几年来,我们虽然做了一定的工作,也取得了一些成绩,但离上级的要求还有一定的差距,与兄弟单位相比也有一定的距离,我们将取他人之长,开拓进取,与时俱进,为烟草行业改革发展做出新的贡献。
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